Årsaken er sjelden latskap eller dårlig styring. Årsaken er at småbedrifter drukner i oppgaver som hver for seg tar ti minutter, men som til sammen spiser en hel arbeidsdag i uken. Og fordi hver enkelt oppgave er liten, er det vanskelig å se totalen.
1. Tilbudsskriving etter arbeidstid
En håndverker i Ringsaker fortalte meg nylig at han bruker omtrent 45 minutter per tilbud. Han gjør det på kvelden, etter at ungene har lagt seg. Med rundt femten tilbud i måneden blir det elleve timer. Hver måned, på hans egen tid.
Det er ikke selve skrivingen som er problemet. Det er at han må huske detaljer fra befaringen flere dager senere, finne frem priser, kopiere inn kundedata fra e-post, sjekke gamle tilbud for riktig formulering, og så formatere alt i Word. Hver gang, fra bunnen av.
Hva som kan fikses: Diktering fra bilen rett etter befaring, maler koblet til kundedatabase, automatisk innhenting av oppdaterte priser fra leverandør. Tilbudene kan gå ut samme dag de er klare.
2. Fakturering med dobbelt og trippelt arbeid
De fleste småbedrifter har kundedata flere steder samtidig. I Fiken eller Tripletex, i Outlook, i en Excel-fil, kanskje i en app på telefonen. Når en faktura skal ut, kopieres informasjonen manuelt mellom systemene.
For en typisk tjenestebedrift er dette lett tre til fire timer i uken. Mer hvis det er flere ansatte og ingen har det klare ansvaret for å holde orden.
Hva som kan fikses: Én sentral datakilde koblet mot regnskapssystemet via API. Som regel en halvdags jobb å sette opp, med resten av året som gevinst. Les mer om smartere fakturering her.
3. Purring og oppfølging av betalinger
Dette er en av de mest oversette tidstyvene, fordi den mentale belastningen ikke synes på timelisten.
En regnskapsbyrå-eier i Hamar fortalte meg hun brukte en time hver fredag på å gå gjennom utestående fakturaer manuelt. Det høres ikke mye ut, men det er 52 timer i året. Og det er bare selve oppfølgingen, ikke alle gangene tanken "jeg må huske å purre den ene kunden" dukker opp ellers i uka.
Hva som kan fikses: Automatisk purring etter 14, 21 og 30 dager, med én menneskelig sjekk før inkasso-prosessen starter.
4. Kundekommunikasjon som gjentar seg
"Når kommer du?" "Hva er prisen på X?" "Er dere åpne i morgen?"
Småbedrifter bruker utrolige mengder tid på spørsmål som kommer igjen og igjen. Hver enkelt henvendelse tar kanskje to minutter. Tjue slike i uka er 40 minutter. Det blir over 30 timer på et år, og det er bare selve tida. Belastningen ved å bli avbrutt midt i arbeidet kommer i tillegg.
Hva som kan fikses: Automatiske bookingbekreftelser, SMS når du er på vei, oppsummering med bilder etter utført jobb. De fleste spørsmålene stilles ikke fordi kunden er nysgjerrig, men fordi kunden er usikker.
5. Timeregistrering og lønnsunderlag
Lapper i bilen. Skjermbilder av kalenderen. Hukommelsen. Så skal alt samles sammen på slutten av måneden og sendes til regnskapsfører.
Dette er en klassiker, særlig i håndverk, konsulenttjenester og hos alle som fakturerer per time. De ansatte misliker det. Arbeidsgiver bruker en halvtime per ansatt i måneden bare på å rydde i det. Og det som ryddes, er ofte ufullstendig.
Hva som kan fikses: App som logger tid per prosjekt med ett trykk, direkte integrert mot regnskapssystemet. Det finnes gode løsninger for Fiken, Tripletex og Visma.
6. Kundedata som bor flere steder
En typisk liten bedrift har kundeinformasjon spredt over Fiken, Outlook eller Gmail, mobilkontakter, Excel-ark, og noen lapper.
Resultatet er at det tar fem minutter å finne informasjon om en kunde som burde tatt fem sekunder. Når noe endres, som ny telefon eller ny adresse, må det oppdateres tre steder. Og siden det er tungvint, blir det ofte bare oppdatert ett sted. Da er dataene inkonsistente, og beslutninger tas på feil grunnlag.
Hva som kan fikses: Ett sentralt sted for kundedata, synkronisert med resten via API. Noen få timers oppsett. Mange timers gevinst i året som følger.
7. Månedsoppsummeringer og rapportering
Rapport til regnskapsfører. Ukentlig status på prosjekter. Oppdatering til deg selv om hvor bedriften egentlig står økonomisk.
Disse oppgavene blir ofte ikke gjort, eller de blir gjort dårlig fordi det ikke er tid. Bedriftseiere som ikke rapporterer, tar dårligere beslutninger. Ikke fordi de er dårlige ledere, men fordi de navigerer i blinde.
Hva som kan fikses: Automatiske ukentlige eller månedlige rapporter som henter data fra systemene dine og sender en oppsummering på e-post. Du slipper å gjøre jobben, og du får bedre oversikt enn du hadde før.
Slik finner du ut hvilken tidstyv som er størst for deg
Du kan gå frem på tre nivåer, avhengig av hvor grundig du vil være.
Nivå 1: Magefølelsen. Les gjennom listen over en gang til. Hvilke to punkter kjente du deg mest igjen i? Som regel er det disse som er den reelle kostnaden. De andre er støy.
Nivå 2: En uke med stoppeklokke. Logg tiden du bruker på administrasjon en vanlig uke. Ikke vær nøyaktig på minuttet, bare noter grovt: "Sendte tilbud, 30 min." "Purret faktura, 15 min." På slutten av uka summerer du opp. De fleste blir overrasket.
Nivå 3: Profesjonell kartlegging. Dette er det jeg gjør i de gratis 30-minutters samtalene mine. Jeg stiller spørsmålene som får frem ting du ikke tenker på selv, og jeg setter tall i kroner og timer. Hvis det ikke er noe verdt å fikse, sier jeg det rett ut.
